Chatbots für Unternehmen eröffnen bahnbrechende Möglichkeiten. Im Gegensatz zu privaten Chatbots, die lediglich über den Chatbot-Anbieter nutzbar sind, erlauben Unternehmens-Chatbots eine komplette Eingliederung in die bestehende IT-Landschaft eines Unternehmens.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Chatbot nutzen, ist es so, als wäre es Ihre eigene Software. Sie passen den Chatbot an Ihre Prozesse, Kundschaft, Systeme, Mitarbeiter und weitere individuelle Faktoren an.
Fortan erhalten Sie einen leistungsstarken Assistenten, der Ihnen und Ihrem Betrieb rund um die Uhr zu mehr Effizienz und generell höherer Qualität verhilft.
Was ist ein Unternehmens-Chatbot?
Ein Unternehmens-Chatbot ist eine Software, mit der sich Anwender unterhalten können. Die Kommunikation verläuft zumeist über ein Chat-Fenster. Im Rahmen der Kommunikation mit der Chatbot-Software erteilen die Anwender Prompts (deutsch: Anweisungen), woraufhin die KI-Software Aufgaben durchführt und Ergebnisse liefert.
Anders als herkömmliche Chatbots sind die speziellen Chatbots für Unternehmen leistungsstärker, sicherer und funktionsreicher. Und dies sind lediglich einige der besonderen Qualitäten von Unternehmens-Chatbots.
Mit einem spezialisierten Chatbot, der an andere Software und die gesamte IT des Unternehmens angebunden ist, lassen sich zahlreiche Prozesse in Unternehmen automatisieren. Zudem sind Unternehmens-Chatbots mit den Unternehmensdaten synchronisiert und können Echtzeit-Analysen erstellen.
In Marketing, Vertrieb und weiteren Bereichen tragen Chatbots für Unternehmen zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Qualität der Ergebnisse bei.
Ein privater Chatbot ist dagegen auf grundlegende Aufgaben beschränkt, die ins Chat-Fenster eingegeben werden müssen. Anschließend erscheinen die Ergebnisse im Chat-Fenster. Von einer Prozessautomatisierung, einer Anwendung im Kundenservice oder einer automatischen Anfertigung von Analysen sowie Reports kann bei einem privaten Chatbot nicht die Rede sein.
Anwendungsfälle für Chatbot-Software: Was KI-basierte Chatbots für Unternehmen von privaten KI-Chatbots unterscheidet
Ein Unternehmens-Chatbot unterscheidet sich von einem herkömmlichen und privat genutzten Chatbot insbesondere in den folgenden Aspekten:
- Gezielte Ausrichtung auf Unternehmensabläufe
- Integration in IT-Systeme des Unternehmens
- Höhere Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz
- Bessere Skalierbarkeit und Anpassung an das Unternehmenswachstum
- Synchronisierung mit internen Daten
Auf Unternehmensprozesse spezialisierte Chatbot-Lösung
ChatGPT in der Variante, die Nutzer im Internet kostenfrei abrufen und verwenden können, ist ein Beispiel für einen gewöhnlichen Chatbot. Dieser KI-Chatbot hat bereits einen spürbar positiven Einfluss auf den Arbeitsalltag. Dank der Delegierung von Recherche-, Schreib- und Kreativarbeiten an ChatGPT sparen Mitarbeiter eine Menge Zeit.
Im Gegensatz zu ChatGPT in der grundlegenden Version sind ChatGPT Enterprise und andere KI-Chatbots für Unternehmen gezielt auf die Unternehmensabläufe ausgerichtet. Sie können durch eine individuelle Anpassung an den Anwendungsfall und ein individuelles Training im Kundenservice genutzt werden.
Ferner erschließen sich bei unternehmerischen Chatbots spezifische Einsatzbereiche in der Lead-Generierung und der Datenanalyse. Etwa können Excel-Tabellen mit einer Fülle an Daten intelligent ausgewertet und automatisiert Reports ans zuständige Personal geschickt werden.
Unternehmens-Chatbot: In bestehende IT-Systeme integrierte Software
In unserem Beitrag über die ChatGPT-Integration berichten wir über die Eingliederung des Chatbots ChatGPT in die bestehenden Systeme des Unternehmens. Durch eine solche Eingliederung werden KI-basierte Chatbots zu einem Teil der unternehmenseigenen digitalen Infrastruktur.
Als Teil der Unternehmensinfrastruktur eröffnen sich spannende Möglichkeiten. Zunächst wird die Chatbot-Software per Schnittstellen zum Beispiel an CRM- und ERP-Systeme angebunden. Auch eine Anbindung an Online-Marketing-Programme zur Auswertung der Verkaufszahlen im Online-Shop oder zur Anfertigung von SEO-Reports ist denkbar.
Sobald die Anbindung an andere Software vollzogen ist, arbeitet der Unternehmens-Chatbot im Gegensatz zu einem herkömmlichen Chatbot nicht mehr isoliert und auf Anweisung. Sobald neue Daten im ERP-System eingehen, kann der KI-Chatbot rund um die Uhr darauf reagieren. Ein Beispiel ist die Abgabe von Neubestellungen im ERP-System, sobald ein unzureichender Produktbestand festgestellt wird.
Erst durch die Implementierung in die digitale Infrastruktur werden Chatbots für Betriebe so richtig interessant: Sie managen Produktbestände, Personalbelange, den Kunden-Support und weitere Prozesse teilweise komplett autark – je nachdem, wie viel Freiraum eine Firma ihrem KI-Chatbot einräumt.
In jedem Fall trägt die Integration von KI-Chatbots zu einer Maximierung der Effizienz und zur bestmöglichen Entlastung der Mitarbeiter bei. Außerdem ist die Implementierung in die bestehende Systemlandschaft der Schlüssel zur Automatisierung. Ein privater Chatbot, den man nur über den Browser aufruft und dort über ein Eingabefeld bedient, kann nicht zur Prozessautomatisierung führen.
Sicherheit und Datenschutz: Compliance-Anforderungen an KI-Assistenten im Fokus
Vor allem bei der automatisierten Datenverarbeitung ergeben sich hohe datenschutzrechtliche Fallstricke, wenn keine unternehmerische Chatbot-Software genutzt wird. Ein gewöhnlicher Chatbot erfüllt im Hinblick auf den Datenschutz nicht einmal die grundlegenden Anforderungen.
KI-Chatbots in Betrieben sind dagegen an die hohen Anforderungen des Datenschutzes angepasst. Folglich können Firmen diese Chatbots im Customer-Service nutzen. Beispielsweise werden bei ChatGPT Enterprise keine sensiblen Daten an OpenAI in die USA verschickt.
Unternehmens-Chatbots halten sich an Compliance-Richtlinien wie HIPAA oder SOC 2. Ferner genügen sie den Anforderungen der IT-Security.
Allein durch die Einbettung in die bestehenden IT-Systeme der Firma besteht ein erhöhter Cyber-Schutz. Darüber hinaus werden die Schnittstellen zu Chatbots und die Chatbots selbst durch zusätzliche Mechanismen abgesichert. Die Voraussetzung ist natürlich, dass die Implementierung von KI-Chatbots durch IT-Fachkräfte durchgeführt wird.
Skalierbarkeit von AI-Agents als dauerhaft optimale Chatbot-Lösung
Nicht zuletzt sind Skalierbarkeit und Performance-Vorteile von KI-Chatbots für Firmen hervorzuheben. Anders als privat genutzte Chatbots sind unternehmerische AI-Agents in ihrer Rechenkapazität und in weiteren Leistungsdaten beliebig skalierbar.
Beispielsweise verarbeiten Unternehmens-Chatbots Anfragen von diversen Nutzern. Dabei garantieren sie Antworten in Uptime. Dies macht unternehmerische KI-Chatbots zur idealen Chatbot-Lösung im Kunden-Messaging, denn die Kundschaft kann in mehreren Chats gleichzeitig Anfragen stellen, und der Chatbot ist diesem Ansturm auf den Kundenservice definitiv gewachsen.
Obendrein lassen sich die Benutzerflächen und weitere Eigenschaften von unternehmerischen KI-Chatbots individuell anpassen. Ein auf die Corporate Identity abgestimmter KI-Assistent trägt beispielsweise zu einer besseren Customer Experience bei.
Die Möglichkeiten zur Personalisierung von KI-Chatbots reichen sogar so weit, dass Chatbots aus den Kundendaten und Gesprächsverläufen in CRM-Systemen lernen können, wie sie mit den Kunden sprechen sollen.
Auf diesem Weg fördern die personalisierten Chatbots eine menschenähnliche Kommunikation. Dies steigert die Qualität im Customer-Service erheblich.
Synchronisierung mit Daten: KI-Chatbots als Sammelstelle für firmeninternes Wissen
Das firmeneigene Wissen zu sammeln, ist ohne leistungsstarke KI-Chatbots äußerst aufwendig. Der Grund ist, dass alle Daten strukturiert abgespeichert werden müssen, um gut auffindbar zu sein. Daraus ergibt sich ein enormer Aufwand.
Durch den Einsatz von KI-Chatbots lösen Unternehmen die Herausforderung attraktiv. Firmeninterne Daten können nach Belieben und vollkommen unstrukturiert abgelegt werden. Die Chatbot-Software erlaubt Anwendern einen einfachen Zugriff auf die gesuchten Daten: Einfach im Chat-Fenster die Anfrage eingeben, und der Chatbot sucht die gewünschten Informationen heraus.
Selbst komplexe Anfragen verstehen unternehmerische KI-Chatbots ohne jedwede Probleme. Statt gewöhnlicher und isolierter KI nutzen Unternehmens-Chatbots eine fortschrittliche KI-Version, Natural Language Processing (NLP) und Machine Learning (ML), um möglichst alle Anfragen verstehen zu können.
Auch im Kunden-Support macht sich übrigens die Anwendung von Natural Language Processing und Machine Learning positiv bemerkbar. Im Gegensatz zu den seit rund einem Jahrzehnt üblichen First- und Second-Level-Chatbots sind KI-Chatbots durch ihre Fähigkeiten im Natural Language Understanding sogar in der Lage, anspruchsvolle Anfragen im Third-Level-Kundenservice zu bearbeiten.
Beispiele für Branchen mit KI-Chatbots: E-Commerce und Vertrieb
KI-Chatbots sind insbesondere im E-Commerce attraktive All-in-One-Lösungen. Wer auf seiner Website neue Unterseiten über die einzelnen Produkte anlegen möchte, der kann ChatGPT oder vergleichbaren Chatbot-Tools die Produktdaten nennen, und die Chatbots erstellen passende Texte. Dann geht es wie folgt weiter:
- Der Chatbot sortiert Ergebnisse aus SEO-Analysen und schlägt neue Keywords für neue Unterseiten vor. So trägt er zur Verbesserung der Website-Rankings bei Google bei.
- Sobald Kunden auf die Website kommen, möchten sie die gesuchten Produkte zügig finden. Dort setzt der Chatbot als All-in-One-Software an. Nachdem er die Kunden durch guten Content auf die Website gelockt hat, kann der Chatbot den Kunden auf Nachfrage die passenden Produkte einblenden.
- Zudem kann die Chatbot-Software so geschult werden, dass sie weitergehende Fragen von Kunden beantwortet. Beispielsweise nennt der KI-Chatbot die Alleinstellungsmerkmale eines Produkts im Vergleich zu einem anderen.
Eine All-in-One-Plattform von einem Chatbot-Anbieter, die individuell an den eigenen Betrieb angepasst ist, nimmt einen Großteil der Arbeit an der Website ab. Zudem wird der Kundenservice spürbar entlastet.
Beispiel für KI-Chatbot-Software im Vertrieb
Neben dem E-Commerce gibt es auch bei der Unterstützung des Vertriebs Einsatzbereiche für Chatbots.
So können KI-Chatbots im Vertrieb interessierten Personen erste Fragen zu einem Versicherungsprodukt beantworten. Im Zuge dessen schätzen die KI-Tools den Qualifizierungsgrad der Leads ein – sprich: Wie hoch ist die Chance, aus den Leads zahlende Kunden zu machen?
Am Ende erhält der Vertrieb eine Liste aus qualifizierten Leads, die er in zahlende Kunden transformieren kann.
Sollte die Erfolgsrate der KI-Chatbot-Plattform im Vertrieb hoch sein und auffällig viele Leads erfolgreich konvertiert werden können, wäre eine weitere Automatisierung denkbar. Die Chatbot-Software könnte den Leads im Rahmen einer Live-Chat-Funktion die Option bieten, sich direkt im Chat-Fenster einen Termin beim zuständigen Versicherungsmakler zu buchen. So bliebe es dem Makler erspart, ein Telefonat zur Terminvereinbarung durchzuführen.
Nutzung von GPT-4 und Nachfolgermodellen in Redaktionen
Bereits ab der Version GPT-4 kamen Chatbots, die individuell für Online-Magazine und ihre IT-Systeme optimiert wurden, in Redaktionen zum Einsatz.
So nutzt beispielsweise DER SPIEGEL eine individualisierte Chatbot-Software für den Kundenservice. Als Live-Chat-Software vereinfacht die künstliche Intelligenz der Redaktion den Kundenservice. Darüber hinaus kommt Chatbot-Software auch zu weiteren Zwecken wie diesen zum Einsatz:
- Generierung von Customer Insights zur Interaktion mit redaktionellen Inhalten
- Analyse der Customer Insights zur Aufdeckung von Optimierungspotenzial
- Optimierung der Customer Experience durch die Bereitstellung individueller Informationen und Inhalte auf Basis der analytischen Erkenntnisse
Die gesamte Generierung und Analyse der Insights übernimmt die leistungsstarke Chatbot-Lösung, die neben dem Customer-Service im Live-Chat auch diversen weiteren Aufgaben nachgehen kann. So entlasten KI-Chatbots beim Magazin DER SPIEGEL mehrere Abteilungen der Redaktion und das Marketing-Team.
Hinweise zur Integration eines KI-Chatbots
Einige Unternehmen entwickeln ihre komplett eigenen Chatbots auf Basis künstlicher Intelligenz. Allerdings handelt es sich dabei um ein kostenintensives Unterfangen, da zum Training eines Large Language Models (LLMs) viele Ressourcen notwendig sind.
Der einfachste Weg zur Integration eines KI-Chatbots in den eigenen Betrieb besteht in der Nutzung einer Plattform. Die Kunden von Specht.ai wählen in Absprache mit mir nach einer persönlichen Beratung eine bestimmte KI-Chatbot-Plattform. Anschließend müssen Sie keine eigene Chatbot-Software oder dergleichen entwickeln.
Sie greifen stattdessen auf die leistungsstarke Basis des Chatbot-Anbieters zu. Gegen eine monatliche Gebühr bekommen Kunden einer KI-Plattform alles an KI-Ressourcen bereitgestellt, was es zur Individualisierung und Anbindung des KI-Chatbots an die eigenen Systeme braucht.
Ein professioneller Dienstleister wie Specht.ai berät Unternehmen und unterstützt sie dabei, Chatbot-Tools aus einer Plattform nahtlos und effizient in die eigenen Systeme zu integrieren.
Fazit: Chatbots als All-in-One-Lösung für Customer-Service, Vertrieb und andere unternehmerische Anwendungsgebiete
Letztlich sind KI-Chatbots vollkommen individualisierbare Arten von Software. Gegen geringe Gebühren können Unternehmen die Nutzung einer Chatbot-Plattform buchen und die darauf befindlichen KI-Tools an ihren Betrieb anpassen.
Durch die KI-Technologie profitieren Unternehmen von einem erheblichen Innovationsschub und erlangen Vorteile gegenüber ihren Konkurrenten: mehr Effizienz, mehr Customer Service, mehr Daten und Erkenntnisse.
Der Mehrwert einer maßgeschneiderten Chatbot-Lösung lässt sich nicht nur quantitativ zum Ausdruck bringen. Denn unter anderem verschaffen die Entlastung der Mitarbeiter und ihre gesteigerte Zufriedenheit den Unternehmen zahlreiche nicht-monetäre Vorzüge.
